小規模事業者向けのHACCPの考え方を取り入れた衛生管理は、衛生管理の実施状況の記録および保管が重要で、内容などの定期的な確認も必須です。マニュアルを整備して従業員に配布する、しかし各従業員が業務の中でそのマニュアルをどのように使用しているのか不明確では困ります。エビデンスを残すことは品質管理の基本であり衛生管理の中でも記録と保管は重要な要素です。衛生管理の記録の保管期間については、業種や業態などにより異なるので業界団体が作った手引き書を参考にするのがおすすめです。
HACCPの衛生管理で記録を行う理由はエビデンスを残すことにあるわけですが、衛生管理が適切に行われていることを確認する、衛生管理の方法および手順に対しての問題点の洗い出しなど、このような目的があります。実施状況の記録や保管は少なからず手間がかかることになるのですが、なるべく手間をかけずに行う工夫を考えることも重要、手間がかからないHACCPの衛生管理は長く続けることができますし、従業員のモチベーション向上にも役立ちます。具体的には、衛生管理の記録は丸印やチェックマークを付けるようなスタイルにするのがおすすめです。記録するときに色々な文字を記載しないとならない、これは通常業務にも影響を与える要因になるので印を付けるだけで記録および確認が取れるような仕組みを作りましょう。
異常発生の際には特記事項として記入が必要になるけれども厚生労働省の手引き書の大半はこのようなフォーマットです。確認項目が多い場合はチェックボックスを使うのがおすすめ、チェックボックスにチェックマークを入れるスタイルは衛生管理の実施状況の記録を漏れなく行えるメリットになります。